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Ein gutes Projektteam funktioniert wie ein Uhrwerk: Jedes Rädchen ist wichtig. Sprecht offen über Stärken und Vorlieben jeder Person und verteilt Rollen, die passen. In kleineren Teams kann eine Person mehrere Rollen übernehmen
Je nach Projekt ist es wichtig, dass du Personen hast, die dich unterstützen – bei der Ideenfindung, der Umsetzung und auch für die Motivation, am Projekt dranzubleiben. Es gilt „Gemeinsam bist du stärker!“.
Stell dir vor, du machst ein Schulprojekt mit fünf Freund*innen. Alle reden gleichzeitig, niemand weiß, wer was macht, und am Ende macht entweder eine Person alles alleine oder wichtige Dinge werden vergessen. Klingt stressig, oder? Genau deshalb ist es wichtig, Rollen zu verteilen!
Wenn jede Person im Team eine klare Aufgabe hat, läuft alles viel runder. Niemand fühlt sich überlastet, niemand wird vergessen und das Projekt macht gemeinsam einfach mehr Spaß. Außerdem bringt jeder Mensch andere Stärken mit ein. Eine Person ist sehr gut organisiert, eine andere ist kreativ, wieder eine andere kennt viele Personen, die mithelfen können. Wenn ihr all eure Stärken nutzt, wird euer Projekt richtig gut!
Die wichtigsten Rollen in einem Projekt
Projektleitung: Diese Person behält den Überblick. Sie koordiniert das Team, erklärt, wer was macht, und achtet auf die Deadlines. Sie löst Konflikte und ist die erste Ansprechperson, wenn etwas nicht klappt.
Wichtig: Projektleitung bedeutet nicht, alles alleine zu entscheiden. Gute Projektleitung heißt, gemeinsam Entscheidungen zu treffen und das Team zu unterstützen.
Zeitmanager*in: Diese Person kümmert sich um den Zeitplan, Termine und To-do-Listen. Sie erinnert das Team daran, was noch erledigt werden muss, und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird. Ohne diese Person geht im Projektalltag schnell etwas unter.
Netzwerker*in: Diese Person ist die Stimme des Projekts nach außen. Sie schreibt E-Mails, kontaktiert Partner*innen oder Sponsor*innen und informiert alle Beteiligten über den aktuellen Stand. Wer gerne redet und schreibt, ist hier genau richtig.
Gestalter*in: Diese Person ist für die visuelle und kreative Gestaltung zuständig – ob Flyer, Social-Media-Posts, Fotos oder Videos. Sie sorgt dafür, dass das Projekt gut aussieht und nach außen hin Aufmerksamkeit erregt.
Finanzmanager*in: Diese Person behält den Überblick über das Geld. Was kostet das Projekt? Wo kommt das Geld her? Was darf ausgegeben werden? Diese Rolle ist besonders wichtig, wenn das Projekt etwas kostet und/oder Förderungen beantragt werden.
Protokollant*in: Diese Person hält fest, was das Team beschlossen hat, was bereits erledigt wurde und was noch offen ist. Protokolle schreiben, Fotos machen oder ein Projekttagebuch führen gehören zu ihren Aufgaben. Diese Dokumentation ist auch sehr nützlich, wenn ihr euer Projekt später präsentieren oder für eine Bewerbung nutzen wollt. Zudem werden so eure Entscheidungen festgehalten und ihr könnt immer wieder darauf zurückgreifen.
Faire Rollenverteilung
Sprich offen mit deinem Team: Was kann jede Person gut? Was macht ihr gerne? Niemand sollte eine Rolle übernehmen, die nicht passt.
In kleineren Teams kann eine Person auch mehrere Rollen übernehmen. Das ist okay, solange niemand überlastet wird. Wichtig ist, dass du dir klarmachst, wieviel Aufwand ihr für die Aufgaben aufwenden müsst.
Du kannst auch Helfer*innen für bestimmte Aufgaben dazu holen (wie zum Beispiel Flyer verteilen oder einen Saal bestuhlen) – diese müssen nicht Teil des Projektteams sein.
Vergiss nicht: Ein gutes Team ist wie ein Uhrwerk. Jedes Rädchen ist wichtig. Wenn alle zusammenarbeiten, läuft im Idealfall alles wie am Schnürchen.
Nützliche digitale Tools
Auf e-partie.eu findest du nützliche digitale Tools, damit ihr im Team gut im Kontakt bleibt, Abstimmungen machen oder das Projekt dokumentieren könnt.
Wann startet dein Projekt? Wann soll es fertig sein? Und wo soll es überhaupt stattfinden?
Ein guter Zeitplan ist einer der wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches Projekt.
„Rückwärts planen“-Methode
Plane von hinten nach vorne! Starte mit deinem Enddatum und überlege dir dann, welche Schritte du davor erledigen musst. So siehst du sofort, wie viel Zeit dir für jeden Schritt bleibt und wann du spätestens loslegen musst.
Halte alles schriftlich fest: den Starttermin, die wichtigsten Zwischenschritte und den Endtermin. So verliert niemand im Team den Überblick.
Tipp
Dokumentiere dein Projekt von Anfang an! Schreibe auf, was gut geklappt hat und was du beim nächsten Mal anders machen würdest. Dieses Wissen ist Gold wert – ob für dein nächstes Projekt, eine Bewerbung oder einfach für dich selbst.
Wo?
Um den richtigen Ort für dein Projekt zu finden, stelle dir vorab ein paar wichtige Fragen:
Was braucht mein Projekt? Überlege zuerst, was dein Projekt wirklich benötigt. Braucht mein Projekt viel Platz? Werden Stühle, Tische, eine Bühne, eine Leinwand, ein Beamer oder ein Internetzugang benötigt? Oder reicht ein einfacher Raum? Schreibe auf, was der Ort haben muss.
Wie viele Personen kommen? Ein Treffen mit zehn Personen braucht einen anderen Ort als eine Veranstaltung mit hundert Menschen. Schätze im Voraus ab, wie viele Menschen kommen werden, und suche einen passenden Ort.
Wo kann ich suchen? Es gibt viele Möglichkeiten, einen passenden Ort zu finden. Jugendtreffs und Jugendzentren in deiner Nähe bieten oft Räume an – manchmal sogar kostenlos.
Viele Gemeinden in Vorarlberg haben ein Jugendreferat, das Räume zur Verfügung stellt oder weiterhelfen kann. Schau einfach auf der Website deiner Gemeinde nach oder ruf dort einfach an. Eine Liste aller Jugendreferate in Vorarlberg findest du hier.
Auch Schulen, Bibliotheken oder Vereinsräume sind oft gute Möglichkeiten. Oder gibt es vielleicht Bekannte, die dir einen Raum zur Verfügung stellen können?
Frag einfach nach! Die meisten sind offen für Anfragen von jungen Menschen, die eine gute Idee haben.
Was kostet der Ort? Manche Räume sind gratis, andere kosten etwas. Kläre das frühzeitig, damit du weißt, ob du die Kosten in deinem Budget einplanen musst.
Ist der Ort gut erreichbar? Achte darauf, dass der Ort für alle gut erreichbar ist, also mit Bus, Bahn oder Fahrrad. Gerade für Veranstaltungen mit jungen Leuten ist das wichtig, weil nicht alle ein Auto haben.
Manche Projekte kosten Geld. Aber keine Sorge, es gibt viele Möglichkeiten, wie du dein Projekt finanzieren kannst!
Bevor du ans Geld denkst, schreibe zuerst alle Kosten auf. Hier ein paar Beispiele:
Miete für den Raum
Material und Ausstattung
Werbung (Flyer, Plakate, Social Media)
Verpflegung
Transport
Wenn du alle Kosten kennst, weißt du, wie viel Geld du brauchst. Das nennt man „Budget“. Teile ein in „unverzichtbar!“ und „wäre nett“.
Hier sind ein paar Ideen, wie du Geld für dein Projekt bekommst:
Meistens kombinieren Projekte mehrere der folgenden Möglichkeiten. Das ist völlig normal und oft sogar von Vorteil!
Eigenfinanzierung
Eigenfinanzierung heißt, du und dein Team bringen selbst Geld auf. Das kann zum Beispiel so aussehen:
Ihr organisiert einen Flohmarkt und nehmt so Geld ein.
Ihr verkauft selbst gemachte Produkte und kommt so zu Geld.
Wichtig
Überlegt gut, wie viel ihr selbst finanzieren könnt und wollt.
Sponsoring
Beim Sponsoring unterstützt dich ein Unternehmen oder eine Organisation mit Geld oder Sachleistungen, wie zum Beispiel mit Material, einem Raum oder Druckkosten. Im Gegenzug dafür wird das Unternehmen auf deinem Flyer, deiner Website oder bei der Veranstaltung erwähnt.
Tipps für erfolgreiches Sponsoring:
Frage zuerst bei Unternehmen an, die zu deinem Projekt passen.
Schreib eine kurze, überzeugende Beschreibung deines Projekts.
Erkläre, was das Unternehmen davon hat.
Erkläre, wie sich das Unternehmen beispielsweise auf dem Flyer oder vor Ort präsentieren kann. Du kannst zum Beispiel verschiedene Pakete zu unterschiedlichen Preisen anbieten: Das Logo auf dem Flyer kostet weniger als ein Roll-Up auf deinem Event.
Förderungen
Förderungen sind Gelder von Organisationen, Vereinen oder Städten/Gemeinden, um dein Projekt umzusetzen. Du musst das Geld in der Regel nicht zurückzahlen!
Hier sind die wichtigsten Punkte, die du dabei beachten solltest:
Meistens musst du ein Antragsformular ausfüllen und erklären, was genau du vorhast.
Fristen einhalten: Förderanträge haben meistens ein Einreichdatum. Wer zu spät ist, bekommt kein Geld.
Klare Projektbeschreibung: Erkläre genau, was du machen willst, warum und für wen.
Budgetplan: Zeige, wie viel das Projekt kostet und wofür du das Geld verwenden willst.
Nachweis: Nach dem Projekt musst du oft belegen, wofür du das Geld ausgegeben hast. Hebe also alle Rechnungen und Belege auf!
Beantrage nur das, was du wirklich brauchst: Sei ehrlich und realistisch.
Hole dir Hilfe, wenn du nicht weiterkommst
Hier gibt es zusätzliche Informationen über Projektförderungen.
Dein Projekt ist abgeschlossen. Aber bevor du komplett abschaltest, gibt es noch ein paar wichtige Dinge, die du erledigen solltest.
Dein Team hat mitgeholfen und Energie reingesteckt. Ein einfaches „Danke“ bedeutet viel! Ihr könnt das gemeinsam feiern, zum Beispiel mit einem Abschlussessen oder einem gemütlichen Treffen. Ein gutes Miteinander ist die Basis für das nächste Projekt.
Was ist gut gelaufen? Was hast du gelernt?
Setze dich mit deinem Team zusammen und besprecht ehrlich, wie das Projekt gelaufen ist. Stellt euch diese Fragen:
Was hat richtig gut geklappt?
Was würden wir beim nächsten Mal anders machen?
Was haben wir gelernt?
Diese sogenannten „Learnings“ sind Gold wert! Sie helfen dir und deinem Team, beim nächsten Projekt noch besser zu werden.
Dokumentation abschließen und Finanzen abrechnen
Schau, dass alle Unterlagen vollständig sind. Das bedeutet:
Protokolle und Notizen sind vorhanden und gespeichert.
Fotos und Videos sind gespeichert.
Der Abschlussbericht für Förderungen und andere Dinge ist verfasst.
Du hast alle Rechnungen und Belege aufbewahrt.
Zeige, was geleistet wurde
Teile dein Projekt mit anderen! Das kann so aussehen:
ein Post auf Social Media mit Fotos und einem kurzen Rückblick
ein Bericht in der Schulzeitung oder auf der Gemeinde-Website
eine kleine Präsentation für Freund*innen, die Schule oder einen Verein
So inspirierst du andere und zeigst, was mit einer guten Idee und etwas Einsatz möglich ist.
Hinweis
Nimm an der projekt MACHEREI teil und präsentiere dort dein Projekt am 26. September 2026 im Jugendhaus dô in Lustenau!
